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ENTRETIENS PROFESSIONNELS : PRECISIONS !

ENTRETIENS PROFESSIONNELS : PRECISIONS !

ENTRETIENS PROFESSIONNELS :  DES PRECISIONS APPORTEES PAR L’ADMINISTRATION

Pour mémoire, la loi du 31 mai 2021 relative à la gestion de la sortie de crise sanitaire a prolongé plusieurs mesures d’urgence provisoires mises en place au cours de l’épidémie, dont certaines sur l’organisation des entretiens professionnels.

Pour faire suite à ces nouvelles règles, l’Administration a mis en ligne une nouvelle version de son Questions-Réponses (Q/R) sur ce sujet en apportant des précisions sur certains points :

❖ Le report au 30 septembre 2021 de la date limite pour la réalisation des entretiens « bilan »

Les délais imposés, à ce jour, aux entreprises pour tenir les entretiens professionnels sont les suivants :

- Tenue des entretiens biennaux (sauf accord spécifique modifiant cette périodicité des 2 ans) jusqu’au 30 juin 2021, pour ceux devant intervenir entre le 1er janvier 2020 et le 30 juin 2021.

Depuis le 1er juillet 2021, il n’est donc plus possible de reporter la date de réalisation de ces entretiens professionnels biennaux.

- Nouveauté : Tenue des entretiens « bilan » (ceux devant être réalisés tous les 6 ans), jusqu’au 30 septembre 2021, s’ils devaient être programmés entre le 1er janvier 2020 et le 30 juin 2021.

Le Q/R précise qu’il sera tenu compte de la date effective à laquelle l’employeur a procédé à l’entretien « bilan » pour déterminer l’échéance du prochain entretien professionnel.

Exemple : si, du fait de la souplesse accordée, l’entretien « bilan » a lieu le 20 juillet 2021 au lieu du 11 avril 2021, l’échéance du prochain entretien biennal est fixée au 20 juillet 2023 (et non au 11 avril 2023).

Remarque : pour les entreprises bénéficiant d’un accord collectif d'entreprise ou, à défaut, de branche prévoyant une périodicité des entretiens professionnels autre que biennale, Cf. dernier point.

❖ Maintien de la suspension de l’application de la pénalité financière jusqu’au 30 septembre 2021

→ Le Q/R confirme que l’application de l’abondement-sanction (3 000 euros versés sur le CPF du salarié) en cas de non-respect des obligations susvisées est différée jusqu’au 30 septembre 2021.

A compter du 1er octobre 2021, la pénalité sera donc de nouveau applicable.

En cas de non-respect par l’employeur de ses obligations en la matière, il sera tenu compte de ce report de délai pour l’application éventuelle de cette sanction.

Remarque : l’abondement-sanction ne vise que les entreprises d’au moins 50 salariés.

→ Le Q/R rappelle que l’application de l’abondement pour défaut de réalisation des obligations en matière d’entretiens professionnels relève de la responsabilité de l’employeur, qui doit spontanément abonder le compte personnel du salarié via la DSN. Pour mémoire, le montant de l'abondement correctif lié à l'entretien professionnel est fixé à 3 000 euros.

Ce versement est effectué dans le cadre des contributions au titre de la formation professionnelle.

Pour les manquements constatés sur la période de mars 2014 à septembre 2021, l’abondement correctif devra donc être effectué à partir du 1er octobre 2021 et avant le 1er mars 2022, date limite de versement du solde de la contribution à la formation professionnelle.

Le contrôle de cette obligation sera réalisé par la Dreets.

En l’absence de versement spontané ou en cas de versement insuffisant, l’entreprise sera mise en demeure de procéder au versement, dans le respect de la procédure contradictoire. A défaut, l’entreprise devra verser au Trésor Public un montant équivalent à l’insuffisance constatée, majorée de 100% (soit au plus 6.000 euros par salarié).

❖ Maintien de la prolongation de la période transitoire accordant un droit d’option aux employeurs jusqu’au 30 septembre 2021

Là encore, le Q/R confirme l’introduction, jusqu’au 30 septembre 2021, d’une période transitoire permettant aux entreprises de plus de 50 salariés « d’échapper » à l’abondement-sanction, si, au cours des 6 années précédant l’entretien « bilan » :

OU

- l’employeur a organisé tous les entretiens professionnels auxquels il était légalement tenu et peut démontrer avoir organisé au moins une formation autre qu’obligatoire (Loi Avenir Professionnel du 5 septembre 2018).

Le Q/R insiste sur le fait que dans les deux cas, le mot « et » signifie que les conditions sont cumulatives.

❖ La notion d’ancienneté dans la détermination de la date de réalisation de l’entretien « bilan »

Selon le code du travail, l’entretien « bilan » » doit avoir lieu tous les 6 ans. Cette durée s’apprécie par référence à l’ancienneté du salarié dans l’entreprise :

- Pour ceux entrés après le 7 mars 2014, cette ancienneté s’apprécie par référence à leur date d’embauche ;

- Pour les autres, elle s’apprécie par référence à la date du 7 mars 2014.

Dans les deux cas, la notion d’ancienneté implique que les périodes de suspension du contrat de travail (notamment dans le cas de certaines absences) ne sont pas prises en compte dans le calcul des six ans.

Remarque : La rédaction de cette disposition est ambiguë.

Une interprétation stricte laisse à penser que les périodes de suspension du contrat de travail qui entrent en compte dans le calcul de l’ancienneté, soit de par la loi, soit de par des dispositions conventionnelles (ex : congé maternité, absences pour cause d’accident du travail ou maladie professionnelle, …) doivent être incluses dans le décompte des 6 années. A contrario, toutes les autres absences (celles qui ne sont pas prises en compte pour le calcul de l’ancienneté) suspendraient cette période de 6 ans et en reporteraient ainsi le terme.

Toutefois, pour des raisons de simplicité et de sécurité, il est envisageable d’apprécier les 6 ans d’ancienneté de date à date, c’est-à-dire à compter de la date d’embauche (ou du 7 mars 2014 selon les cas), sans qu’aucune période de suspension au cours des 6 années ne soit déduite.

Le Q/R précise que la notion d’ancienneté doit s’entendre en années révolues. Par conséquent, l’entretien « bilan » doit être réalisé avant que le salarié n’atteigne ses 7 ans d’ancienneté.

❖ Les formations considérées comme obligatoires

→ Selon le code du travail, est considérée comme obligatoire : « Toute action de formation qui conditionne l'exercice d'une activité ou d'une fonction, en application d'une convention internationale ou de dispositions légales et règlementaires (…) ».

L’Administration apporte un éclairage important sur la notion de « formation obligatoire » : seules les actions rendues obligatoires par un texte de référence, conditionnant l’exercice d’une activité ou d’une fonction, sont concernées, ce qui en restreint le champ.

A l’inverse, les autres actions du plan de développement des compétences, qui sont imposées par l’employeur à son initiative, ne sont pas considérées comme des formations obligatoires au sens de l’article L. 6321-2 du Code du travail : la condition « bénéficier d’au moins une formation autre qu’une formation obligatoire » qui permet d’échapper à l’abondement-sanction précité (si le salarié a bénéficié des entretiens professionnels) est donc remplie si le salarié a bien suivi une telle formation.

Il en va ainsi des actions de formation qui concourent au développement des compétences et, notamment, de celles qui ont pour objet l'adaptation des travailleurs à leur poste de travail, à l'évolution des emplois ainsi que leur maintien dans l'emploi.

Il est rappelé qu’il n’y a pas de durée minimum exigée pour la réalisation de ces actions de formation qui peuvent être réalisées en tout ou partie à distance, ou en situation de travail.

Une question restait en suspens : qu’en est-il de l’action de formation cofinancée par l’employeur et le salarié dans le cadre de son CPF ? Permet-elle à l’employeur de satisfaire à l’obligation précitée, c’est-à-dire à celle d’avoir fait bénéficier d’une formation non obligatoire à son salarié ?

Selon les termes du Q/R, la réponse est oui, si les conditions cumulatives suivantes sont respectées :

- La mobilisation de son CPF relève de l’initiative du salarié et implique son accord exprès ;

- Le cofinancement est sollicité par le salarié dans le cadre d’un projet de formation non obligatoire quand le coût de la formation est supérieur au montant des droits inscrits sur son compte personnel de formation ;

- La formation est réalisée au cours de la période évaluée lors de l’entretien d’état des lieux ;

- L’employeur devra être en mesure d’apporter la preuve de la réalisation de l’action et de sa participation au coût de la formation.

❖ Quel est l’impact des accords collectifs sur les cycles d’entretiens en cours ?

Pour mémoire, un accord collectif d'entreprise ou, à défaut, de branche peut prévoir une périodicité des entretiens professionnels différente de celle de 2 ans prévue par la loi.

Remarque : en revanche, il ne peut pas modifier la périodicité des entretiens « bilan » (tous les 6 ans).

Dans un tel cas, le Q/R précise que cet accord s’applique, sauf stipulation contraire, pour l’ensemble du cycle d’entretiens en cours et pour les cycles d’entretiens suivants.

Par conséquent, les conditions d’application de la sanction (abondement du CPF) s’apprécieront au regard des nouvelles règles de périodicité fixées dans l’accord d’entreprise ou de branche à la fin de la période de six ans, même si ces règles ont été adoptées pendant le cycle d’entretiens.

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le 15 juillet 2021

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